[分享] 職場新鮮人學習技巧

毛毛貓
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976分

樓主

2016-05-29 9:13

(((這是之前在科技業所使用的學習技巧)))

Step1. 準備日曆
主管對我們的信任是需要時間長久累積的，請準備日曆把各項事情記上，不然一次，兩次，隨著遺忘次數增加也將使主管對我們的信任感不復存在

Step2. 設定行事曆
同上，如果遇有重複事件則可善用手機行事曆提醒。

Step3. 善用寄件備份
每天上班第一件事，便是快速查看電子信箱的寄件備份夾，如果有未完成事項則會使用旗標功能進行標註(各信箱都有此功能)。如此可方便快速的把信箱當成筆記本用途，提醒自己是否有代辦事項，也可不致漏掉該辦業務。

Step4. 凡事建立教學檔SOP
因為許多作業靠電腦完成，希望做到凡事只學一次，不再問前輩第二次。
首先需安裝電腦截圖軟體，這邊以免費的PicPick軟體為例: 可對PicPick進行細部設定，例如設定程式隨開機啟動，並在快捷鍵中把「擷取區域」功能指派給Print Screen，最後設定輸出方式為「複製到剪貼簿」即大功告成。
接著推薦使用Excel軟體來建立教學檔SOP (有人稱手順、筆記...其實沒那麼嚴肅)，遇到要文字說明時可以打字，需要輔以圖片說明時可以用Print Screen鍵對想要的區域拍照(已設定給PicPick)，使用Alt+Tab功能在Excel與作業畫面間快速切換，並使用Ctrl + V來貼上螢幕截圖。如果遇有需要對實物拍照者，會使用手機拍照並上傳到雲端空間，再由電腦端抓取貼入教學檔SOP內，做好的教學檔範例如下圖。

[分享] 職場新鮮人學習技巧

花時間把每個經手業務做出教學檔，好處除了可不再問前輩第二次，並且還可以方便使用電腦搜尋功能快速尋找。(未來如果離職也好交接給學弟妹)

以上...持續摸索中

2016-05-29 9:13 發佈

文章關鍵字職場新鮮人技巧

電子大頭

電子大頭
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2樓

2016-05-29 9:45

毛毛貓 wrote:
(((這是之前在科...(恕刪)

這……很簡單常見的專案管理方法之一啊！
研究所應該就常用到了吧？

viphone

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3樓

2016-05-29 13:08

每個人的邏輯能力不同
不是每個人都知道要做SOP
更不是每個人都會動手做SOP

3C的世界裡，別滿腦子只想著"超值"。就像無線網路一樣，別人推薦的，只適用在他家的環境，到了你家又是另外一回事。小烏龜牽到北京也不會變成千里馬。

sardine001

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4樓

2016-05-29 13:48

毛毛貓 wrote:
(((這是之前在科技...(恕刪)

好習慣是日積月累起來的，這很實用，對於我這個半退休的老人還真有用，收藏起來慢慢學！

100分

viphone wrote:
每個人的邏輯能力不同
不是每個人都知道要做SOP
更不是每個人都會動手做SOP

CJcafe

CJcafe
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5樓

2016-05-29 20:32

很實用

目前自己是手寫作筆記

橘色人生

橘色人生
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6樓

2016-05-29 22:54

﹡目前準備一個月曆本放在桌上標示一個月內的當天大事像是公司教育訓練或是重要集會...等

﹡再準備一本個人行事曆上面除了工作之外也能寫上自己私人計畫（像是吃飯花了多少錢 XDDD）我個人喜歡買空白可以自己填日期的，旁邊也有很多的留白可以隨手寫下天外飛來一筆的想法
我覺得這本是最重要的。

﹡然後每天下班前，我會寫下一張To do list，這樣我明天上班就知道立即要處理甚麼事情。隨著主管當天給予的臨時任務再做增加。(我真的超愛寫to do list，一天完成滿滿一張就超有成就感)

﹡我隨身也會帶小筆記，以防突然有甚麼事情發生需要記下，有時候手機其實也沒有手寫快。

再來是SOP的部分，

我個人比較傾向手寫筆記搭配手機拍照範本，然後利用相簿做分類。這樣有甚麼不懂，很快就能切入主題。（畢竟我的辦公室是三個人共用兩台，並不能做私人使用，所以非常仰賴手機）

我的手寫筆記是使用活頁筆記本B5大小搭配標記用的便條紙，可以隨時穿插各個部分的SOP。我個人覺得很方便。
如果覺得筆記該整理了，也很好分類、清除(清除當下寫得很難看的版本，然後再寫一次好看一點的XDDD 很講究筆記美觀)。

資料分類的部分，

由於工作的關係，工作細分很多種，我利用資料夾/資料殼(大創在賣的那種超好用!!)，再做標記，這樣放在桌上的資料架，主題、顏色清楚明瞭。
就我在百貨業來舉例：

(1) 待辦-->可能是還缺少甚麼資料所以還未完成的工作，利用迴紋針夾起來。
(2) 重要-->就是重要的文件，也利用迴紋針分類如果重要文件太多，則會另外再用一份資料夾保存
(3) 活動檔期資料-->就...百貨某單一活動檔期所彙整的資料
(4) 廠商資料-->因為有負責招商部分，所以廠商的商品文案DM我會依照業種分類像我是負責食品課可能就會有餐廳、小吃街、銘店、甜點...等等分類。
(5) 各個重要的會議紀錄，我都會夾在資料夾中，用那種兩邊夾式的那種，一邊是公司內、一邊是公司外，在依照日期排序。
(6) 名片本 (大創有在賣也超好用)，我的主管人脈已經多到需要買不同顏色分類 (一本少說可以容納300張吧!!!)

可以多利用辦公室會用的小文具，像是迴紋針、長尾夾...等等。
然後就是定期要清除一些過期資料，重要資料我會用牛皮紙袋封存起來放倉庫然後分類排好。

還有很多啦~~ 反正就是資料整理好，心情就會好，做事情也會比較順手