我用的是office 2007 , 我先講一下我的方法,不太聰明而且E-mail好像不太好找, 所以發一篇大家來討論下怎麼管理E-mail和越來越大的PST檔案.
我的mail差不多2個月會累積到2G 左右, 所以我設了一個Least 的PST檔案,用來收信, 每個月月初的時候把上上個月的信拖到其他的PST檔案(PST 用月份命名, 例如2009-04 收集的就是4月~7月的E-mail) , 不過我發現這樣下來, Least PST的大小還是都維持在2G左右, 而且經常找不到想要的E-mail , 不知道大大有沒有什麼好的管理方法, 透漏讓大家學習一下..^_^
kkmr wrote:
可是檔越大的話
outlook會越來越不穩...(恕刪)
我是沒遇過所謂的不穩,
公司使用 exchange 2003 + outlook 2007,
目前 ost 檔是 2G 左右 ( 公司給的上限)
加掛一個 個人資料夾 約 6.5GB, 使用起來都很 ok,
單機配備是 Celeron 3.0G + 2G RAM + XP.
如果你用 office 2007 的話, 可以試試看檢查一下 ost or pst 檔有沒有問題.
用 scanost.exe and scanpst.exe, 在 office 的目錄裡有.
匯出後，關掉 Outlook，再用壓縮軟體把 PST 檔壓縮，但 PST 檔不會刪，留 PST 檔，是方便日後調記錄，壓縮檔則是確保 PST 檔可以維持在最初始狀態。並備份到本機磁碟和網路磁碟機。
壓縮完畢後，開 Outlook，然後開始刪信，然後只刪上個月的信。簡單來說，我的 Outlook 裡的信件，就只有當月信件，所以只會看到一個個人資料夾。有需要時，再去調閱舊資料。
e.g.
現在十二月了，我先做匯出 PST，然後再壓縮，再備份至本機網路磁碟，接著再把 11/01~11/30 的信件，全部刪除。
以上是我的作法，供你參考看看。
找信的話，請善用上方的搜尋功能，輸入關鍵字，找信應該是很方便才是。如果善用顏色標籤以及郵件規則，找信應該也會輕鬆些。
但根本的解決方式，我會建議平常我們使用時就養成好的使用習慣，就：
1) 使用一個以上的 .pst 檔。
2) 使用封存功能。
3) 將附件儲存在檔案系統資料夾，並從郵件中加以刪除。
至 於封存這功能，我個人十分推薦，原因是各位思考一下，如果我們平常使用的Outlook把所有的信件全存在一個檔案中，而且這個檔案又很龐大(以我個人而 言，大概在1GB左右，各位也可以到此資料夾中檢視您的檔案大小，C:Documents and Settings(登入的使用者名稱)Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlook )，想想這樣子的運作效率一定不好！
而封存的概念， 就是把較久遠、比較不常用的信件，另外儲存到另一個檔案中，所以等於收件夾，分成了原先的收信個人資料檔和封存資料檔，而預設是以「兩星期」作為封存的分 類原則，也就是兩星期內的信放在收件夾中，而較舊的信程式自動轉存到封存資料夾中，想想這樣子的運作概念是不是我們常開啟使用的資料夾比較輕鬆，至於舊的 信件，我們也不用擔心，當我們搜尋舊信時，程式自動也會一併搜尋封存的信件的！推薦大家使用。詳細使用步驟建議可參考 ，請記住封存資料夾記得存在D磁碟機...
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