因為在想能不能備份到電腦裡
以便日後查詢用
想問一個電話線的傳真機
和一個網路線的電腦
可以做得到嗎?
還是中間需要甚麼媒介?
一般公司要備份傳真檔案，絕對不是將已經轉為電話線類比訊號的資料去紀錄保存下來，而是在一開始掃描原稿階段就要備份。也就是高階的數位型多功能事務機。這種事務機內部有大容量硬碟與高速影像處理器，先將原稿掃描之後再決定何時向誰傳真。所以可以掃描一次就多次發送，同時也會記錄傳真成功或失敗。傳真稿件也會儲存在硬碟中，必要時可以列印出來。但是要查詢內容，那就沒辦法了。現階段數位事務機還沒有內建中文OCR光學字元辨識，傳真機根本看不懂你原稿上寫的是啥東西，所以根本談不上查詢內容。只能依照掃描時間來排序顯示而已，頂多配合身分管控可以控制並記錄誰在何時向誰發送傳真~~~
更根本的解決之道，是PC FAX，也就是直接從電腦上發送傳真，這種方法基本上就是把傳真機當成印表機來用。你的電腦檔案直接選擇列印，就會出現一個新的對話框要求你輸入對方電話號碼以便傳真。但是你自己的電腦本身必須連接到可撥號傳真的硬體設備才行執行。而這裡又有三種解決方法。
第一是去買的USB FAX MODEM(大約幾百元就有)，電話線接上並插上電腦USB PORT，你就會多一台FAX印表機。直接列印到這台FAX印表機就可以傳真。而且這個FAX MODEM不僅可以發送傳真，更可以接收傳真。收到傳真之後會出現一張圖檔，你可以看過內容再決定是否要列印保存下來。這個傳真方法早在WINDOWS 95就已經內建在系統當中，一直到現在系統都有內建。
但是在多人辦公室環境下，總不能每人每台電腦都拉一條電話線安裝一部USB MODEM。所以此時就可以透過區域網路的方式來共用傳真機，如同共用網路雷射印表機是一樣的道理。辦公室內如果已經有安裝Windows 2008 Server，就已經內建了FAX Server。只要將USB MODEM直接接上2008 SERVER上並安裝對應驅動程式，就可以產生出一台網路傳真機讓區網內的電腦共用對外傳真。但是接收傳真就沒辦法個別指定傳到區網內的哪台電腦上，因為實際傳真時很少會有加上分機號碼之類的。所以接收傳真時通常會存放到一個公共資料夾內分享，或是轉到EMAIL信箱內進行存取。
不過一般IT人員會搞定EMAIL SERVER，卻往往搞不定FAX SERVER。加上一般公司內印表機通常歸類為電腦類周邊設備，由IT人員掌控。但是傳真機影印機之類的辦公用品卻是由總務或是會計人員直接掌控，所以具有傳真收發功能的多功能事務機反而是由總務去管控處理。此時各部門要對外收發傳真，就是電腦經過網路連接到大型事務機進行傳真收發，此時使用人員操作並沒有甚麼不同，只是收發設備由電腦+USB FAX MODEM變成數位多功能事務機。
ps.我所說的數位多功能事務機是辦公室內落地式A3大型機，一台報價從幾萬到十幾萬元的商業專用機(通常用租的)，不是一般桌上型噴墨或雷射事務機。一般小型事務機高階一點就算接上網路線，也只是具備PC單向向外發送傳真的能力，但是並不具備接收傳真後轉PC與EMAIL的能力，而是直接消耗你的紙張墨水碳粉而印出來(不這樣做他們要賺啥?)。很多機種號稱可以從PC上接收傳真，但沒有告訴你整個區網內僅限一台PC能收，而且那台PC還要裝上特別監控程式才可能接收到傳真。而且很多情況下一些小公司內部區網有問題，這種PC接收傳真很容易失敗或是漏失(電腦關機，監控軟體失效，防毒軟體阻擋)，但是事務機器那邊不見得會有紀錄。
所以要搞無紙化收發紀錄傳真最好的方式就是依靠電腦+FAX MODEM，而不是去找傳真機或多功能事務機。
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