[使用分享]讓NAS不再只是儲存裝置：Qsirch + QmailAgent + Qcontactz的完美搭配

相信對NAS的使用者來說，一直希望NAS作為一個大容量的儲存備份裝置，能擁有最基本的查詢檔案功能，畢竟要記得NAS上巨量資料的檔名和存放位置，實在是太為難使用者了。隨著QNAP去年推出的搜尋軟體【Qsirch】以及本月新鮮出爐的郵件管理軟體【QmailAgent】和【Qcontactz】，讓NAS對使用者來說有了不同的定義，不再只是被動的儲存資料，而是能更主動的幫助我們將裡面大量的資料，做出更有效的運用！
廢話不多，就馬上來看看這三個軟體到底有什麼特別的吧！

為了方便閱覽，介紹大綱如下：
一、郵件查找：跨App間的完美應用
-簡單查找沒問題 – QmailAgent
-聯絡人在哪都能寄 – QmailAgent
-進階搜尋就靠Qsirch

二、QmailAgent:
-多郵件帳戶匯入
-郵件附檔獨立備份
-線上檔案閱覽無須下載
-附檔大小無上限

三、Qcontactz:
-三管道迅速匯入
-一鍵合併重複資訊
-聯絡人資料分群加密

四、Qsirch: 為NAS量身定做的搜尋引擎
-關鍵字查詢
-檔案分類隨點即搜
-篩選器-各類型專屬的篩選條件
-線上預覽-不用下載就能查看所有資料
-快速分享-檔案再大也不用怕
-Chrome/Firefox外掛程式


一、郵件查找：跨App間的完美應用
仔細觀察三個軟體不難發現，QmailAgent將各郵件帳戶內的信件全數備份在NAS上，Qcontacz集結各郵件帳戶內的聯絡人資訊，Qsirch則提供email檔案專屬的篩選器，上述提到的這三項特點，讓使用者在收發查找郵件的效率整個大幅提升，為什麼會這麼說呢？就讓我們趕快來看看吧！

-簡單查找沒問題 – QmailAgent
因為email全數備份在NAS上，讓QmailAgent也能使用Qsirch技術為基礎的搜尋引擎，利用精準的關鍵字搜尋快速找出含有特定關鍵字的email。


-聯絡人在哪都能寄 – QmailAgent
在輸入收件者欄位時，有時會發生找不到收件者帳號的情況，才發現資料存在另一個郵件帳號內，此時Qcontactz就派上用場了，因為Qcontactz可以匯入多個帳號的聯絡人資訊，所以只要是有匯入的聯絡人資訊，不論你是利用QmailAgent內哪一個郵件帳戶寄信，在收件者欄位都能查找得到聯絡人資訊唷！

或是你也可以進入Qcontactz利用左側貼心的【我的最愛/經常聯絡】分類，快速找到互動頻率高的收件者，在Qcontactz中撰寫並寄出email。



-進階搜尋就靠Qsirch
有時查找郵件想要輸入的條件很多，像是希望在結果頁顯示：我與客戶在今年一月到六月間往來過的郵件，這種雙重收/寄件者的條件設定，要在QmailAgent上方的搜尋匡用文字輸入是非常麻煩的，這時只要透過Qsirch就能夠快速完成設定，找出指定的郵件了！

在開啟Qsirch後選擇email類別

並透過右方的篩選器在寄件者欄位勾選自己與客戶帳號，在收件者欄位也勾選自己與客戶帳號，設定時間區間。

就能找到需要的郵件，在線上直接預覽郵件內容，或是點選【以QmailAgent開啟】，直接編輯或轉寄這封郵件。


二、QmailAgent:
針對不同窗口，每個人手上的郵件帳戶大多超過三個以上，每次開啟登入不同帳戶介面做回應管理，常常會忘記上次那封email存在哪個帳戶，這個聯絡人上次是透過哪個帳戶聯繫的，或者今天漏收了哪個帳戶的郵件...等等情形，使用QmailAgent整合所有郵件帳戶後，大大降低上述情況發生。

-多郵件帳戶匯入
在軟體中匯入郵件帳戶非常便利，只要點選按鈕就能匯入多個帳戶，並隨時透過上方切換所在郵件帳戶。


-郵件附檔獨立備份
QmailAgent在匯入郵件帳號時，除了可以選擇將匯入帳號的郵件全數備份到NAS上之外，還可以將郵件附件與原郵件eml檔分離，以本身的檔案格式備份在NAS上，這麼做不但能確保郵件保存的完整性，更因為備份附檔而在檔案的查找上多了更多彈性。


-線上檔案閱覽無須下載
以往備份到NAS上的email檔案要下載才能查看，但有了QmailAgent後，就像一般的郵件系統一樣，可以直接瀏覽信件內容並使用回信轉寄等功能。


-附檔大小無上限
以往要傳送大型檔檔案時，總會先將電腦上的檔案上傳Google drive，再建立連結貼入email信件內，這動作在QmailAgent上完全是自動化完成！
QmailAgent在選擇附加本機檔案時，可以直接上傳NAS或Google Drive。


並在上傳完成後，自動建立分享連結在郵件當中，有了大容量的NAS做後盾，在收發郵件時完全不用擔心檔案過大的問題。


也可以直接在郵件內附上存在NAS上的任一檔案。



三、Qcontactz:
每個人的聯絡人資料通常因應使用需求以各種形式存放在不同地方，像是一般人手機內聯絡人資訊只存有電話，而同一聯絡人的email則存放在gmail帳戶內，在一般情況下，各設備各司其職不會有什麼問題，但就是有這麼一個BUT!客戶會打給你詢問負責人的email帳戶，這時就很需要一套能提供所有聯絡人資訊的軟體。Qcontactz整合各帳戶內的聯絡人資訊，讓使用者不管在哪裡都能隨時用最快的速度，找到所有的聯絡人資料。

-三管道迅速匯入
不論是手機、社群軟體、通訊軟體(Skype, Gmail, Hotmail…)都可以透過輸出csv檔，再匯入Qcontactz中。

內建直接匯入Gmail帳號的功能。

只要新增一兩筆的聯絡人資訊，可以透過手動輸入方式建立。


-一鍵合併重複資訊
匯入各帳戶聯絡人資料後，緊接著就可以透過一鍵合併整合並清除重複的資料囉！


-聯絡人資料分群加密
另外，在商務上應用可以依據聯絡人資料做分群，為機密等級高的專案聯絡人資訊設定密碼，確保聯絡人個資不外洩，每次觀看前需要輸入密碼才能查看資料。


四、Qsirch: 為NAS量身定做的搜尋引擎
相較於其他搜尋引擎，Qsirch除了擁有最基本的檔名搜尋、內文全文檢索關鍵字搜尋外，因應NAS上繁多的檔案類型，更提供各類檔案的metadata作為搜尋條件，幫助使用者能在最短的時間，最有限的資訊下，在上萬的檔案中找到所需的檔案。

-關鍵字查詢
只要記得檔案的任何蛛絲馬跡，就能作為搜尋的關鍵字，在首頁上方的搜尋欄輸入關鍵字，就可以馬上開始搜尋檔案。


不管是文件內容或是檔名、檔案的metadata都能作為關鍵字搜尋。


-檔案分類隨點即搜
這條工具列對相片影音編輯者在查詢檔案來說非常實用，相片影音檔案並不像文件檔能夠很直覺的聯想檔名， 這時介面上方的灰色工具列就是最好的幫手，例如：我們可以在不知道關鍵字的情況下，找到8/10-8/12出去玩的相片；在忘記關鍵字的情況下，找到去年九月建立的影片。

對於只記得上傳時間的使用者非常方便，可以點選需要的類別後，搭配接著介紹的篩選器直接找出所需檔案。


-篩選器-各類型專屬的篩選條件
除了上傳時間、檔案大小等條件外，Qsirch提供各檔案類別的metadata作為篩選條件，像是在文件類別提供文件作者；圖片類別提供感光度、光圈值、相機型號…等篩選條件；Email檔案提供收寄件人…等等，幫助使用者快速過濾搜尋結果，找到檔案。

其中，個人最喜歡的當然就是相片類別的篩選器，有了相機型號、ISO值等篩選條件，即使相片散佈在不同資料夾，也能在不輸入關鍵字的情況下，批次找出同質檔案，像是兩天拍攝分別使用了不同相機配上不同ISO值攝影，都可以利用篩選器條件設定，迅速找到檔案，並且透過下載分享功能馬上將檔案分享給客戶，相信對攝影界的先進來說是很好用的利器。

另外，透過QNAP發表會看到即將推出的Qfiling歸檔功能中，相片類別可以透過IPTC關鍵字歸類檔案，期待不久後，Qsirch也能將IPTC關鍵字加入篩選條件，這樣查找相片就更便利啦！也不會枉費我們花心思整理相片建立tag的苦心啊！

-線上預覽-不用下載就能查看所有資料
點選搜尋結果中任一檔案，就可以在線上立即預覽文件內容，對於擁有太多相似檔名的使用者來說，免去花時間下載、開啟、確認，不對再開，有時還會忘記刪除造成下載資料夾爆掉……等等麻煩，光用想的就累…好險Qsirch有支援線上預覽省時又便利！

在預覽確認後，可以選擇在File Station 內開啟檔案或是下載、分享檔案。


更棒的是，音樂及影片檔案也支援線上播放。


-快速分享-檔案再大也不用怕
透過Qsirch查到NAS上的檔案後， 分享檔案就像google drive一樣便利，更棒的是，有了大容量的NAS，檔案再大也不用擔心。
首先，在完成檔案搜尋及篩選後，先選取要分享的檔案。


之後，再點選分享按鈕，選擇需要的分享方式。


分享檔案連結，可以設定密碼以及存取時間限定，確保檔案傳輸安全性。


-Chrome/Firefox外掛程式
安裝Chrome/Firefox插件後不用到QTS 介面，也能透過瀏覽器右上角的icon快速搜尋NAS內的檔案，隨時隨地想搜就搜。


還支援同步搜尋功能，在使用Google search的同時也會查找NAS上是否有相符的檔案，一同顯示在結果頁面的右方。


自從下載這三個軟體後，真的節省了許多email及各類資料查找的時間，需要回覆客戶信件或分享資料時，都能夠快速的提供，讓工作效率整個大大提升，有需要的人快去下載這黃金三角試試看，不要再為找不到資料煩惱啦！