有網友提問如何應用 NAS 於檔案及標籤方面的管理, 有關檔案管理方面, 可以參考網路上的資訊, 例如.
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這裡主要是說明在所謂的 '標籤管理' 的應用層面.
所謂 tag(標籤), comment(備註), metadata
所謂 Tag 就相當於大家慣用的便利貼, 在任何事物上隨手寫上的 memo, 將它貼在上面當做註記之用, 而在電腦系統, 各種不同的檔案格式, 很多也內建有所謂的 tag, metadata 或者是 comment 備註欄位等, 用來做為紀錄之用.
例如 WMA or MP3 file, 在 Windows or Mac 下可以直接檢視其歌曲的詳細資料.
照片檔案也有其標籤欄位, 紀錄拍攝的器材, GPS位置, 以及照片備註說明等.
其他像 Microsoft Office 各種檔案, Adobe pdf file 等等, 也都有相關的標籤欄位.
而 QNap Qsirch Search Engine 正是利用這些 tag, 以及文件本身的檔名, 內容做為索引, 在 NAS 成千上萬個檔案中, 快速的找到 User 所需要的檔案, 那麼 tag 的編修就至為重要.
有那些 Search Engine 或是系統有助於文件管理?
在談 Tag Management 之前, 先來看看其他系統的做法?
*作業系統內建的 Search Engine: 像 Windows 7 以上內建的 Search engine, 以及 Mac Spotlight 搜尋功能, 都是大家很慣用的 search 方式, 利用這些作業系統內建的 Search Engine, 可以很快速的 search 本機電腦內的資料 (ps:Mac spotlight 不限於本機資料,也包含Internet上的資訊), 但這類的系統通常並不適用於像 NAS 網路硬碟這樣的架構.
*3rd party software: 像早期的 Google Desktop, 很多人提及的 Everything software, 這些工具程式除了可以 search 本機硬碟檔案, 有的也可以 search 網路硬碟資料, 但通常並不包含檔案內容的全文檢索方式, 又或者礙於網路架構, 在做網路硬碟內容的索引及搜尋時, 都是相當耗費電腦資源, 而且這些索引資料並無法在所有 client 共用, 造成資源的極度浪費, 並不適合在企業上做大量的建置.
*文管系統: 通常都是學術及企業單位, 才會做文管系統的建置, 這類的系統通常也是最有系統化的, 例如可以做檔案的 check in/check out, 編修版本的控管及備存.
Tag Management
前面提過, 預算夠的單位, 可以考量導入文管系統, 而只有 PC 單機作業模式的公司, 使用作業系統內建的 Search 功能也已足夠, 那麼在 NAS 上面要怎麼做到檔案的快速搜尋? 如果僅是要做檔名的搜尋, 那麼通常 NAS 內建的 File Station 之類的 NAS檔案總管就足夠了, 更進一步的要搜尋 NAS 內檔案的 tag, comment 等 metadata, 現階段 QNap Qsirch 應是最實用的工具.
但問題來了, 要讓 Search engine 發揮作用, 除了檔案內容外, 檔案所附的 tag/comment 的資料最好也儘可能完備, 這樣才能發揮最大的效益. 所以很容易的在檔案新增/修改 tag 就至其重要.
File tag 百百種, 各種檔案之間並沒有一套標準的作法, 都是依各種 file type 的定義而異, 另外一種做法是利用額外的檔案對原檔案做額外的描述, 例如以 xml file, 做為輔助描述之用, 但也因為這並非一個標準的作法, 有可能在做檔案的移動及複製時, 未對這額外的描述檔做對應處理, 而遺失了資料. 所以此處傾向於只處理原檑案格式已內建 tag/comment 欄位者.
在 Windows 下怎麼做
在 Windows 底下, 檔案總管是系統內建的檔案管理工具, 所以有關 tag 方面的操作, 希望能在檔案總管下就能完成, 而不再額外開啟應用程式做編輯.
我們先來看各種常見的檔案格式:
*Microsoft Office 之類的檔案: 像 doc, docx, xls, xlsx... 這些檔案, 由於是屬於 Microsoft 本家的格式, 那麼在 Windows & Office 底下, 要去編修裡面的 tag 是非常容易的, 有些在 windows 檔案總管都可以直接修改.
*text file: txt file 本身就是純文字檔案, 這種檔案沒有額外的 tag 欄位, 所以只就檔案內容做索引, 不過以全文檢索就能解決. 故在搜尋上並不成問題.
*Audio files: 比較常見的像 mp3, wma 等, wma 的檔案在 Windows 檔案總管直接做標記註解的編修.
而 mp3 等檔案並無法直接在檔案總管下修改tag, 此時可安裝 AudioShell 這套免費軟體, 於檔案總管->檔名, 按右鍵直接呼叫 AudioShell 修改tag.
AudioShell 支援的檔案格式相當多, Supported files and tags formats:
mp3 (all ID3 tag versions)
Windows Media (wma, asf and wmv files)
Apple iTunes aac (m4a, m4p, m4r and m4b) and mp4 and aiff files
ogg, flac, opus, speex (vorbis comment tags)
mpc, mp+, monkey’s audio, wav pack, optim frog, true audio - APE tags, APEv2 tags
wav - ID3v2.3 tag in 'id3 ' RIFF chunk and LIST INFO chunk
dsf (DSD/Direct-Stream Digital) - ID3v2.3 tag
Image files: bmp file 本身沒有備註欄位,這也是先天上的限制, 可以將其轉換為 jpg file 再處理, 而 jpg file 在檔案總管下就能直接編修 tag 了. 其他大多數的 image file, 可以安裝 XnShell 這套免費軟體來處理.
Pdf file: 以 Adobe PDF reader 處理.
其實還蠻多檔案格式本身在 Windows 檔案總管下就能做 tag/comment 的編修了, 而不足的部份也可以利用一些免費軟體來補足, 在使用上至少 Windows 檔案總管下就能完成了. 既然資料都完備了, 那麼剩下的就交給全文檢索程式去做自動索引就可以了.
結語
其實這篇只是大致談一下簡單的利用 QNap NAS 內建的 Qsirch 套件, 就很容易做到進階的檔案管理, 至於更大型的企業, 如果有足夠的預算, 那麼再去考慮建置專業的文管系統.
