[認識]Leopard的 Automator - 實戰篇

《Automator能做什麼？》 每個人使用工作流程的目的不同、需求不同，所以創造出來的Workflow也不盡相同。譬如我們可以利用Automator來進行： ◎檔案和檔案夾的處理：快速更名、搬移複製檔案、製作替身、壓縮檔案、製作映像檔、燒錄光碟等等。 ◎音樂相關的處理：播放iTunes裡的音樂、下載網站音樂至iTunes、同步iPod等。 ◎影像處理：批次轉換影像格式、添加色彩描述資訊、旋轉、裁切、反轉、濾鏡、視訊拍照等。 ◎PDF：PDF浮水印製作、影像檔與PDF檔的轉換、從網路下載照片至iPhoto等。 ◎Mail與網路：收發EMail、寄送照片音樂檔、下載RSS連結、上傳檔案等。 ◎檔案夾外掛：Workflow能儲存為檔案夾外掛模組，附加檔案夾額外的功能。

Automator可以執行很多樣的工作流程，但是也有辦不到的狀況：

【Case I - 對於多重條件，無法自己作決定】
我們可以指定Otto做一些特定的工作流程，但是Otto不能辨別「如果...發生狀況1，就執行流程1；如果...發生狀況2，執行流程2；否則就執行流程3」這種多重條件。

【Case II - 迴圈（Loop）無法適用的情形】 什麼是迴圈？如果朋友們看過「櫻桃小丸子」，應該不難體會迴圈的精隨。每當小丸子和爺爺面臨無法自拔的窘境時，就會出現一道無盡深淵的迴圈轉阿轉...同樣地，每當看到Mac彩球不停旋轉時，腦後也有一道無奈的迴圈開始轉阿轉... 由於Workflow傳遞資料的方向是單向、直線式的，我們可以在Workflow的最後放置一個迴圈動作，告訴Otto回到第一個步驟執行流程，這是迴圈的最主要的功能，但是也面臨了一種窘境是： 如果我們要將1000個大型圖檔進行合成濾鏡呢？ Otto的邏輯是：「同時開啟」這1000個檔案 > 「同時處理」這1000個檔案 > 「同時儲存」這1000個檔案 ==>重複這個流程，直到我們選擇停止...現階段高階電腦也不一定能負荷如此龐大的運算。因此，在這種情況下迴圈的功能就無用武之地。 幸運地，現在我們能在http://automator.us/下載免費Action：Dispense Items Incrementally回來安裝，安裝方法請參考樓下的文章，有了這項指令的工作流程就能一次處理一個檔案，直到所有檔案處理完畢。

(圖1)

《Action - 輸入與輸出》 觀察Action的描述視窗（圖2），裡頭記載了「輸入」與「輸出」的訊息，告訴我們Action可以接受什麼樣類型的資料。在設計工作流程時，養成讓「動作1的輸出類型=動作2的輸入類型」的好習慣，可以降低工作流程出錯的機率。 有時候無法避免時，也不必擔心，Automator遇到不同類型的資料進行輸入輸出時（如圖3），會自行將資料轉換成相同類型，如果無法轉換則顯示錯誤訊息。 （圖3）

（圖2）

《Automator 與簡易個人檔案管理》

早期我在使用Windows時，常見許多檔案管理者喜歡將檔案資料建立成盤根錯節的樹狀結構，分類清楚。偏偏糊塗我對於這種層層相接的樹狀結構相當感冒，原因在於「過長的檔案路徑」以及「不怎麼聰明的搜尋功能」，常常讓我找檔案像在挖土一樣，終於挖到檔案時，發覺離目的地檔案夾太遠、甚至零星散佈，於是只好借助「剪下」功能，另開新視窗作「貼上」的動作。最後，開再多的視窗做剪下、貼上、搬移、複製檔案都覺得不夠用，於是為了安撫不平的心情，只能安慰自己說：「螢幕太小，換大一點的螢幕應該就會改善吧...」（陷入無止盡的敗家迴圈...）

因此，我在歸類檔案時，養成不將檔案置放離磁碟根目錄太遠（小於三、四層檔案夾）的習慣，方便我點選、移動檔案，然而這樣做的結果就是發現：咦？怎麼第二/三層的資料夾越來越多、越來越多...最後，視窗捲軸小妹也拯救不了被掩埋的檔案。

現在，切換至Mac後，Mac OSX簡鍊的檔案架構，搭配實用指數滿分的標籤、即時搜尋即時顯示的Spotlight、四種瀏覽方式等，檔案管理的問題迎刃而解，對於我這個懶人實在是福音。

首先，我們依據Mac OSX的檔案結構，將輸入電腦的檔案進行簡單幾個動作：

☉「文件、音樂、圖形檔、電影檔、工具程式」分類

☉第二層檔案夾：
文件（DOC/TXT/PPT/PDF/...）、音樂/影片(交由iTunes/iMove管理)、圖檔（JPG/PNG/GIF/...）...等。

☉加上標籤/Spotlight註解：
對於具有特殊性、重要性的檔案加上標籤以顏色區別，每個檔案補進spotlight註解，關鍵字可以是第二層檔案夾名、檔案內容、分類依據等等；配合點擊搜尋列(Cmd⌘-F)輸入關鍵字，Finder視窗馬上會把所有符合關鍵字的檔案列出來，再搭配改變顯示方式：圖示（Cmd⌘-1）/列表（Cmd⌘-2）/欄位（Cmd⌘-3）/Cover Flow（Cmd⌘-4），讓檔案的管理頓時變得相當容易。

☉製作替身（Cmd⌘-L）：
Mac OSX底下的替身也是另一個有用的功能， 它的優勢在於體積小、幾乎不佔空間；無論放在哪個資料夾下、或是更動替身/原始檔名稱都能正確開啟原始檔案；甚至也可以將替身存在隨身碟中，在外藉由網路連結到原始檔案。

同時利用接下來介紹三個常用的工作流程來幫助我們，這些流程可以儲存成.app格式，拖拉至Finder工具列/側邊欄成為快速按鈕。
（圖4）

《設定標籤與Spotlight註解》

☉標籤【右鍵點選任一檔案/夾 > 標籤】與 ☉Spotlight註解【右鍵點選任一檔案/夾 > 簡介(Cmd⌘-i) 】/【Finder 視窗工具列 > 動作⚙選單 > 簡介(Cmd⌘-i)】 在Mac OSX檔案管理中被譽為最有用的功能之一，原因在於我們可以利用「標籤」功能，賦予檔案視覺上的區分，更甚者，它是Mac系統裡唯一具備能讓群組檔案依照字母順序排序的方法！使用「Spotlight」註解，給予檔案更多關鍵字，再搭配Mac OSX即時顯示的搜尋視窗（Finder視窗下，Cmd⌘-F / Cmd⌘-Space / Alt-Cmd⌘-Space）使用關鍵字搜尋，幫助我們跳脫傳統檔案系統的窠臼，以更有效率的方式進行檔案管理。如果硬是要作一個比喻，就...想像我們現在正在使用Gmail郵件標籤分類、搜尋的功能吧！ 在面對成群未分類的檔案時，一個檔案一個檔案修改標籤、註解是個不聰明的方式。 因此我們得想辦法利用Automator的指令，將「取得檔案 > 加入標籤 > 更改Spotlight註解」流程自動化： 1.) 新增新的Workflow(Cmd-N) > 起始點(Start Point) > 我的Mac > 在工作流程執行時，使用在Finder裡選擇的檔案和檔案夾 >取得所選Finder項目： otto會傳遞我們點選的檔案/夾給下一個Action使用。 2.)新增為Finder項目加上標籤： 預設值是沒有點選任一種顏色（打叉╳符號），如果我們想預設黃色標籤，就點選黃色，otto將會使用黃色為預設值套用在上一個Action傳下來的檔案/夾，然後輸出帶有黃色標籤的檔案/夾；如果我們希望執行Workflow時讓我們選擇顏色，那麼請在這項Action裡點選「選項」> 勾選「工作流程執行時顯示此動作」，如此一來，otto執行時會顯示提示視窗，讓我們點選標籤顏色。 3.) 新增設定Finder項目的Spotlight註解： 這個Action視窗裡頭有段「新增 Spotlight 註解」的灰色文字為預設值，此處我們可以不更動或是輸入任意的文字當作預設值。接著確認勾選「附加現有註解」，並在「選項」一欄勾選「工作流程執行時顯示此動作」，讓otto執行Workflow時，顯示提示視窗，讓我們輸入註解。

(圖5)

《特定類型檔案的批次命名》

在檔案管理時，我們常會有機會面臨將一堆特定類型檔案作重新命名的狀況，Automator也能將這個流程「取得（特定類型）檔案 > 命名」實現：

1.) 新增新的Workflow(Cmd-N) > 起始點(Start Point) > 我的Mac > 在我的工作流程執行時要求檔案和檔案夾 >要求Finder項目：
在「提示：」輸入「請選擇檔案夾，Otto將重新命名底下檔案：」，類型選擇「檔案夾」，在這個例子裡我們不允許複選，確保一次只處理一個檔案夾。

2.) 取得檔案夾內容：
新增這個動作的同時，Automator應該會跳出一個警告視窗問我們是否用備份檔來處理，請選擇「不要加入」，不使用備份檔。
（圖6）

3.) 過濾Finder項目：
我們增加這一項動作，設定「檔案類型」「是」「JPEG影像檔」，並勾選「工作流程執行時顯示此動作」，讓Otto過濾出JPEG檔、把JPEG檔傳給下一個動作。

4.) 排序Finder項目：
預防Otto在取得檔案夾內資料後，不依照名稱順序排列，因此我們加入這個動作，讓檔案能先依照檔案名稱排序，再傳遞給下一個動作。

5.) 重新命名Finder項目：
這裡有好幾項設定值，可以依照自己需求設定，或者打開「選項」> 勾選「工作流程執行時顯示動作」，在Workflow執行後就會跳出視窗讓我們設定命名規則。


Tips：
☉命名原則：在Mac OSX裡：`(Tab鍵上方),^(Shift-6),_,-,空格,短/長dash,逗點,分號,!,?,',",(,),[,],{,},@,*,/,&,#,%,+,<,=,>,|,~,$分別依照此順序排列，再來是「數字」、「英文字母」、 µ（Opt-M）,π（Opt-P）,Ω（Opt-Z）,（Shift-Opt-K）。

☉空格：空格在排列順序裡頭大於字母，所以我們可以在命名「檔案夾」時，前方先置一個空格，接著書入檔名，就可以在名稱排序時將檔案夾移至最上方，緊接著是依照字母順序排列的檔案。

☉補零：在Windows或者較早以前的作業系統裡，當「1.jpg、2.jpg、3.jpg」與「11,jpg、21.jpg、31.jpg」在同一個檔案夾裡時，排列順序會變成「1.jpg、11.jpg、2.jpg、21.jpg、3.jpg、31.jpg」，所以早期為了正確的檔案排列順序，我們通常會在檔案前方補上「前導零」，如：「1.jpg 」>「01.jpg」或者「001.jpg」...。現在在OS X底下，這個情況已經改善，檔案系統已經能夠自動排序為「1.jpg、2.jpg、3.jpg、11.jpg、21.jpg、31.jpg」。

（圖7）

《設定檔案夾顯示方式（Cmd⌘-J）》

在瀏覽Finder視窗時，我們可能會需要將圖片檔案夾以圖形或Cover Flow（請搭配服用Finder視窗最大化）的方式預覽，文件以及下載項目以列表或欄位的方式預覽，「選取檔案夾 > 打開顯示方式選項（Cmd⌘-J）」，進行設定，現在我們也可以利用Automator來執行這項工作流程，好處是Otto可以將設定套用至子檔案夾。

1.) 取得所選Finder項目
2.) 設定檔案夾顯示方式：設定四種預覽方式，如圖。在「圖像」和「列表」顯示的設定裡，讓「標籤、註解、種類、大小」出現，前三者的排序功能對於檔案管理以及瀏覽很有實質幫助。

《其他範例》

《Email照片縮圖》

對於一些影像處理工作者，有時會需要將照片的縮圖寄發給客戶，我們會從「iPhoto選取照片 > 製作縮圖 > 在Mail裡新增郵件」此時這個工作流程就派上用場囉。 1.) 要求照片： 如果iPhoto Library裡的照片只是替身檔，那麼這個工作流程會出錯，此時請替換這個Action為「取得/要求Finder項目/取得指定的Finder項目」。 2.) 製作縮覽圖影像： 會在iPhoto裡產生縮圖檔，並傳遞縮圖檔給下一個步驟。 ＊3.) 搬移Finder項目： 這個指令是預防在第二個動作產生的縮圖檔遺留在iPhoto裡頭，因此我們設定這個動作將縮圖檔移至桌面。 ＊這裡有個限制：如果這個動作的路徑設定為「桌面」，那麼第一步動作要選擇的圖檔「一定不能」放在桌面上，建議另開資料夾存放。 4.) 新增Mail郵件： 這個動作會打開Mail，新增一封郵件，並且把縮圖檔加入附件。

（圖12）

《特定檔案分類》

關於分類特定檔案的方法，我是這麼做：建立分類檔案的工作流程（分類JPG/PNG/GIF） > 儲存各個工作流程為（～/圖片）檔案夾外掛 > 拖曳未分類的檔案至~/圖片 > Otto會自動將檔案分類至JPG/PNG/GIF檔案夾中。

「～/圖片檔案夾下 > 取得JPEG檔案 > 搬移JPEG檔至～/圖片/JPG」

1.) 變數 > 「所在位置」點選「圖片」，拖曳工作流程視窗：
我們使用變數值「圖片」，來告訴Otto要使用「圖片」這個檔案夾，接著開啟Automator下方的工作流程變數列表，把「圖片」拖曳至工作流程視窗中，會看到「取得變數的數值」這個Action出現。

2.) 取得檔案夾內容
這裡不勾選「重複每一個找到的子檔案夾」，確保Otto只搜尋～/圖片檔案夾的第一層檔案。

3.) 過濾Finder項目：
設定「檔案類型」「是」「JPEG影像檔」，讓Otto把jpeg檔傳遞給下一個動作。

4.) 搬移Finder項目：
路徑設定「～/圖片/JPG」，讓Otto把jpeg檔搬移至JPG檔案夾內。

5.) 檔名：Move JPG，儲存成「圖片」檔案夾動作。

重複這五個步驟，分別設計分類PNG/GIF/...的工作流程。

最後，祝朋友們使用愉快！