我是誰？
大家好，我叫twhsi，是一位mac的新手，對時間管理非常有興趣，目前也努力架構我的時間管理系統在mac上面，我也有一個部落格，裡面有許多時間管理及我的閱讀心得，還請大家多多指教。
何謂GTD?
GTD（<dfn>Getting Things Done</dfn>）是由美國的David Allen發展出來的時間管理系統，強調事情不應該記在頭腦中，而應該利用外部工具記錄下來。
這本書有繁體中文版 搞定！－2分鐘輕鬆管理工作與生活
我也曾寫了一個網站專門介紹，最新的文章則可以看看部落格。我的朋友伯爵茶說GTD這種方法易學難精，說的一點都不錯。但是我長期研究下來，覺得這真的是一種可以提昇生產力的方法，在mac上面，又有目前最先進的GTD工具--iGTD，所以強力推薦大家一起來學習及運用GTD。
何謂iGTD?
iGTD是由bartek bargiel先生發展出來的mac軟體，顧名思義，這個軟體運用了GTD的體系，作為其管理任務及行動的方法論。我的好友Appleseed介紹iGTD給我時，我本來不以為意（對於免費軟體，常常都忽略了其的真正價值），後來上了柯耀宗老師的時間革命課程，感受到自己沒有好好運用mac這個強力的工具，才決定好好運用macbook架構自己的GTD系統。
這時我又回想到appleseed介紹的iGTD，再次試用才驚為天人，從此形影不離，成為macbook中排名第一的殺手級軟體。或許有人會說，PC及macbook上都曾經出過數套號稱可以做到GTD軟體，為何一定要是iGTD，例如
PC上面有Lifebalance, Mylifeorganized, Bonsai(可以和PALM)同步等
Mac上面有Lifebalance，kGTD等
WEB 2.0網頁則有 Monkeygtd等
每一套我都曾經試用，且也買了其中很多套軟體，但是都比不上iGTD的功能強悍。iGTD這個軟體有幾個勝過其他軟體的特色
1 完美的場合及任務檢視功能（尤其是場合檢視功能，真的是太強了），快速組織成依照任務及場合的下一步行動
iGTD給我的感覺很像一個心智圖軟體，但是心智圖軟體組織的是點子，但是iGTD捕捉的是我們的行動，我們在MAC輸入的行動，一瞬間就分配到合適的場合及任務之下，將自己的任務組織成井井有條。
2 利用Hotkey（F8）快速的鍵入下一步 行動，快速捕捉靈感。
3 結合macbook的強大功能：
內建spotlight，tag功能，並可連結超連結、檔案、通訊錄資料，還可以同步到ical、.mac備份等，對於我而言，iGTD就是macbook的大腦，我在iGTD思考，而在macbook中執行
4 免費軟體，這樣強大的程式，目前是免費的（以後會出iGTD pro，屆時會收費）
開始架構我們的GTD系統
1. 場合的設定
GTD中的場合，就是一般所說的工具及場地，有電腦的地方才能處理文書打字，有電話時才能打電話，當面溝通通常需要我們移動到特定地點，在吵雜的地點就未必是好好閱讀書本的環境。我們的下一步行動，若是依照場合來整理，就可以很有效率，依照場合處理，就是一種批次處理的概念。以我自己為例，我自己會設成以下的場合
a. 電話聯絡
有電話，手機才可以作的動作，我把打電話的清單都列在一起，有時間時，一次打完，這樣就可以節省大量時間
b. 電腦相關
安裝軟體，寫email，上網搜尋，電腦文書處理等，都需要手邊有台電腦才能執行，所以整合在一起，就可以批次處理
c. 閱讀及寫作
我自己很喜歡閱讀，也有一個部落格，長期寫時間管理及閱讀心得的文章，並針對財務、時間管理、自我成長三方面長期寫作，所以我會在iGTD排定寫文章的次序，這樣子隨時知道自己該讀的書，該收集的資料，有時間時則努力寫作（例如這篇文章: > ）
d. 規劃思考
在iGTD中每一個行動（task）都有一個地方可以寫備註（note），我常常會在此寫入對這個行動的想法。當有比較複雜的狀況，我就用心智圖等軟體，當我有些時間思考時，我就會拿出規劃思考場合清單，好好思考一下一些懸而未決的事情。
e. 當面聯絡
當面聯絡需要我們或別人在某個時間到達某個地點碰面，相當浪費時間，但另一方面來說，這也是解決問題品質最好的方法。當要和人碰面前，我也會在備註（note）寫下到達碰面地點的資料，加註要談的重點，讓雙方碰面的效益提昇。
f. 自己動手
其實執行GTD久的人，都會避免在瑣碎的事項上，親自動手，把寶貴的時間花在沒有意義的小事上，真的是太可惜了。
但是對於一些只有自己可以執行才可以的行動，我都會安排大塊時間，迅速完成，避免事情成為懸案。例如這篇文章，我預計寫四、五個小時刊出，所以我準備了三個時段，每次一到兩個小時，在干擾很少的時候，全力寫作，僅快完工。
g. waitting
有時有些行動已經授權他人處理，但是他人還沒有回報，我就會放在此處，以免場合檢視的項次太多了。
h. someday/maybe
有些事情，想做，卻不是現在一定要作（例如到南非衝浪、到阿根廷去看看以前在美國的同學），此時就可以把這些夢想放在此處，等有時間時，拿出來看看。或許就可以實現夢想了。
在iGTD還有一個場合是inbox，當我們的行動還沒有分配場合時，就放在此處，有時間時再做清空inbox的工作。場合的設定，要根據個人的工作不同來調整，但是我建議每個人的場合不要太多（我主要是a-f,六項可以作的場合），這樣在分派場合給行動時才不會太複雜。批次處理屬於GTD水平處理的範圍，接下來要介紹的是任務的設定。
2. 任務的的初期設定
iGTD任務的設計就和其他的GTD軟體比較接近，屬於樹枝狀結構排列，我自己把工作及家庭等角色範圍作為根目錄，角色應負的責任，也依照不同的向面列出，另外設計一個企劃案的符號（l例如"P) 319鄉鎮 娜娜部落客"），表示某個需要長時間才能完成的企劃案（協助辦理一個天下雜誌319鄉鎮的活動）。
我自己的任務架構，包含每個人都會有的事業、家庭、進修等部份，這幾個方面處理好了，就可以加強自己健康、財務、心靈、社團及人際等進階的需求，更高層就是自己的年度目標及未來自己希望為這著世界留下些什麼東西（留下傳承）。GTD很強調由下而上的概念，我們將身邊對家人、朋友、工作的承諾，化成一個個的行動去實現，接著滿足自己的需求，累積自己的實力，終能夠朝自己的目標及使命去邁進。
任務在GTD的每週檢視中佔有很重要的地位，屬於垂直檢視的角度，讓我們依照任務，深入思考及規劃行動，讓我們行動的品質更好，是很重要的。iGTD有效整合水平及垂直檢視兩個向面，是一個很有生產力的時間管理理論。
3. 開始輸入任務的下一步行動（task）
設定好場合及任務，就可以由任務檢視螢幕中，開始設定任務的下一步行動了，如果您是初次接觸GTD，這可能是相當耗時的一部份，您會發現，原來我腦海中有這們多答應別人或自己想要去作的事情。
您可以去搜尋自己以前的記事本，email信箱，公事包，辦公室內的檔案匣，家中放信的信叉、腦海中的一堆雜事等，找出任何需要你作的事情，全部依照設定的任務架構放進去，如果您發現原來的架構放不完，可以新增加一些角色責任或企劃案的項次，讓自己把所有的事情，第一次放在一個整合的工具裡面。
這個工作不可能一次可以完成，可能您花了數個小時後，坐下來休息，腦裡就跳出幾件剛才沒想到的事情，沒關係，給自己一兩天的時間，把自己所有的想法，都傾倒在iGTD中吧。
當我們所有的想法都在iGTD中了，就開始為這些事情加工成行動，例如我是該打電話，還是EMAIL給小張，是該親自去找老闆談談，還是等個幾天？對於每一間事情寫下要作的行動，並將這些行動，歸到各個不同的場合。要求自己對每一件事情，下要如何行動的決定，如果這件事只要兩分鐘內就能完成，就馬上作掉，不用放到iGTD了。若是真的想不出行動，就放到"d. 規劃思考"，改天再來思考。
此時的重點不在把行動做完，而是把每一個行動放在系統之中。（我有將近100個行動，David Allen認為一般人有50-150個行動）。好友伯爵茶曾說GTD易學難精，但是我們可以在學習的過程中，結伴攻頂，凡事不難，用共同學習的力量，養成好習慣。
4 開始行動
做完這些事情，如果您還沒有累壞，就可以依照場合，開始行動了。您會發現自己做事效率大幅提昇，因為，每一件事情我們已經加工成行動，而且在合適的場合下執行，批次處理，所以效率自然大增。
親愛的朋友，試試看吧。您會發現一種前所未有的輕鬆，有所有的事情都在自己的掌控下的感覺。
C iGTD 實用技巧
在我們第一次架構系統後，我們就可以開始來使用這個系統了
1 檢視場合批次處理行動
每天傍晚，我會預先規劃自己的工作，所以我就可以依照場合，抓出明天比較重要的工作，手寫紀錄在我每天的工作計畫之中，這樣子隔天上班，我就有一張可以立刻執行的工作清單，這樣的方式，快速又有效率。
若是有緊急的突發狀況，我也可以立刻判定這件事情的重要性，做出合適的回應
2 每週檢視，依照任務瀏覽
每週日早上，是我作每週檢視的時間，看完我上周我的晨間日記及去年未來七天的晨間日記後，我就會到iGTD任務檢視清單中，依照自己的角色責任及企劃案，一個個行動檢視，並修正目前該任務的進度。若是有重要的事項，就立刻加到ical作為下週一定要作的事情，讓我每週的生活由於iGTD及每週檢視，有一個明確的方向及重心。
3 兩個iGTD快捷鍵介紹
第一個是 "F8"快速輸入行動
這個快捷鍵讓我們可以在mac的任何地方快速輸入行動，想到事情就按"F8"，立刻捕捉自己的想法
第二個是組合鍵 讓我們快速用文字搜尋到自己要找的行動
a 按下 蘋果鍵＋option+F 全選所有的行動
b 按下 蘋果鍵+F 跳到搜索欄（預設是搜索行動內的字串，也可以搜索任務或是標籤）
輸入字串後快速找到字串並修改，例如輸入GTD，我就可以找到所有行動中內含GTD字串的行動，這樣子在做了一些事情，要修改下一個要作的行動時很方便
結論
我的朋友老K要我說明一下到底我用的iGTD和我原來的系統差了多少（我原來用的是treo 650及pc上面的程式為主），那我就比較一下優缺點吧
現階段系統優點
1 可以利用mac不用關機的特點，想到行動的細節就輸入，可以把執行行動的品質大幅提高
2 場合檢視的部份，是我看過最棒的GTD軟體，與以任務檢視的畫面結合的相當好
3 有mac優秀的軟體作為後援（ical,通訊錄），比起來treo的程式及機子的能力大大不足。
4 和treo的同步ok，運用missing sync，ical，和通訊錄都能同步的很好。
5 每週檢視的效率及品質大為提高
6 免費軟體，夭壽啦，這樣的的軟體不用錢，叫別人怎麼混
現階段系統缺點
1 我不大會用在iGTD日期及時間來作排序，這部份比起以前效率差了些（以前的行動都會依照時間排好次序,iGTD中應該做得到，但是動作比較複雜）
2 行動可以輸入的資料太多，反而檢視時頭腦比較難專注在單一的行動上面
3 macbook較重，所以還是有些場合手機較方便
4 我的treo 650使用的diddlebug是我用過最好的inboc(收件匣)（連睡覺我都放在枕邊，想到事情就手寫記入。）macbook由於體積無法隨時作為inbox(收件匣。
我的結論是，瑕不掩瑜，我還是強力推薦，這篇文章屬於拋磚引玉，還請大家不吝參與討論。謝謝。
延伸閱讀
iGTD iGTD這個軟體作者的網站，有很豐富的內容介紹（英）
網站 以前寫的一個gtd網站，gtder.org
