所以目前也將GTD中的收件夾改成愛鳳來執行
效率確實提升了不少
因為畢竟不管是上廁所,出門,吃東西,宅在家
手機總是在身邊呀 (愛不釋手?)
今天要介紹這款軟體就是愛鳳的好用時間管理軟體 Things
蘋果還特地在AppStore上專程開一個項目來擺這類型的軟體
Things for iPhone 其優點滿多的
1. 開啓軟體非常快速
2.使用簡單，操作容易
3.畫面漂亮
4.有桌上同步軟體
打開 Things for iPhone 畫面之後
系統選單就兩隻手數的出來
Inbox 收件夾,Today 今日清單, Next 下一步清單, scheduled 行事曆, Someday 擇日箱
另外的 Option 選單就是
Project 專案表跟 Logbook 記錄簿
下方系統選單則會隨著在哪個選單內有所不同
+ =新增任務
星星=加入今日清單
箭頭=移動任務位置
時鐘=顯示限時任務
標籤=顯示所有標籤
這些選單可用來篩選你過多的任務
Things 的系統選單使用起來很順暢
會有種「行雲流水」的幻覺
講到這就要開始說明 GTD 是什麼了
簡單來說就是一個有效整理處理工作流程與方法 (也可以視為個人作業系統)
是一種管理你每天大小雜事的方式
包含那些還不知如何實現的夢想
另外也是一本書的名字
GTD 概念主要是包含五個流程、六個高度、一個模式
五個步驟也就是常聽見的基本水平流程: Clean (或稱 Collect), Clarify (或稱 Process), Organize, Engage (或稱 Do), Reflect (或稱 Review)
六個高度就像俯視地面一樣以時間來 Review 任務清單
模式則是 Natural planning model 自然計畫模式
Things 將其簡化為三個步驟: Collect 收集, Organize 組織, Focus 專注
這點跟競爭對手 OmniFocus 不謀而合（實際上只是名稱不同而已...）
但挺有趣的是 Things 的研發公司似乎並不想限制在 GTD 概念
許多 GTD 的概念在 Things 這個軟體內並非常固若金湯
Collect 收集, Organize 組織, Focus 專注
1. Clean (或稱 Collect, 蒐集) -
在收件夾收集新的代辦事項
好讓雜事快速地抽出你的腦袋
只要點程式內下方的+號服務
就可以立即新增代辦事項（無論在任何一個選單內都可以）
在新增代辦事項這個畫面我覺得 Things 做的不錯
輸入資料越少越簡潔越好
在蒐集步驟你只要先把事情先記下來
事項的細節完全都不用理會
讓腦袋所有的大事小事都傾巢而出
這個收集步驟每天至少要兩次
如果可以的話越多次越好（理想狀態半個小時收集一次也不誇張）
Things 的新增界面大概是最簡潔的了
下方也可以再加註 note, Tags, 截止日 等等
2. Focus 專注（等同 GTD 內的 Process 加工, Charify 釐清）
當收集到一個段落後就要將任務開始分類
其實就是依照屬性來分類
前面提到 Things 其實並沒有很深厚的 GTD 概念
所以其實根本沒有所謂的流程
也就是你當你發現任務屬性適合哪個清單就放在哪
Today 今日清單
今日之內你想要完成的代辦清單
到期的事項將也會自動在這裡出現
Next 下一步清單
下一步清單包含了所有你盡速想完成的事項
專案的代辦清單也會在此出現
scheduled 行事曆
使用行事曆的時機在於你想要在稍後的日期開始執行任務
當日期到的時候
任務將會自動移動到今日清單
Someday 擇日箱（也就是 Someday / Maybe）
擇日箱是為了協助你未來想要追蹤的想法
分類好了之後隨時都要追蹤 Today 今日清單跟 Next 下一步清單
如果下一步清單內的任務決定要今天執行的話
點星星就會直接幫你把任務移動到今日清單
另外已經有在 Scheduled 行事曆排好的時間也會在當天自動幫你移動到今日清單提醒
Tip: 任務選單內的截止日跟放在行事曆有何不同？
差別在於如果是有設定截止日會出現紅色顯目的字
如果是將任務移動到行事曆的話
只會在設定好的當天出現在 Today 今日清單跟 Next 下一步清單而已
也就是如果不知道這件事情該何時下決定或是執行的話
設定好行事曆就可以催促你對某件事情下決定
出現紅字的任務則是一定要當天「執行完成」而不是「決定下一步」
如果有輸入任務細節會出現筆記圖示（任務內容目前只能輸入文字 Orz...）
或是標籤與期限時間
如果期限時間到了會顯示紅字而且移動到 Today 今日清單提醒你（目前 Things 沒有提醒機制 Orz...）
值得注意的是 Next 下一步清單會將"所有執行中"的任務都放置在裡面
也就是當你在瀏覽下一步清單的時候
已經是在做 review 的動作了
這點比起其他 GTD 軟體實在簡化的很巧妙
前面也提過
除了設定 Scheduled 行事曆會顯示紅字然後跳到 Today 今日清單之外
Things 完全沒有內建提醒機制
所以 Something 擇日箱要經常去 Review 檢討瀏覽
否則就是完全被冰凍了
3. Organize 組織
除了上面清單之外
Things 還可以用 Projects 專案跟 Areas 責任區來組織你的清單
專案清單
如同 GTD 定義的 Project 專案一樣
專案並不是我們所想的那種辦公室專案
根據 GTD 的解釋就是「一個以上的任務才能達成的目標」
例如說你今天的執行事項叫做「我要英文變好！」
最好是一個任務就可以搞定啦！
也許就要開四個專案來達到這個目的
例如針對英文的說，聽，讀，寫要執行哪些事項才能夠讓英文變好？
還是說要考到哪些執照才可以證明自己的英文實力？
Project 專案可能包含了許多任務
你可以把 Project 專案整個移動到 Today, Next, Someday, scheduled 都沒問題
注意的是 Someday 擇日箱是要改天再做決策
也就是整個專案都會被移動到 Someday 擇日箱（其他地方都看不到）
被移動到 Scheduled 行事曆也是只有在你設定的某天才會出現（其他地方都看不到）
因為你既然設定好所以 Things 就會“自動”讓這些清單不再出現煩你
至於 Areas 責任區呢
這項倒是在 GTD 未提及的新功能
用白話說應該就是無法完成的 Projects 專案
像是: 學彈吉他，整理房間，或者是當個好父親的任務清單
最大的問題應該是 Things for iPhone 並沒有提供重複任務
這樣使用 Areas 責任區就會有滿大的困擾
不過重複任務倒是官網已經預告會在下一版提供了
我只能說這個重複任務真的蠢到極點...
除了要同步桌上版才能用
還只能出現出現一次
也就是非常笨的每天要同步
這是哪門子的重複任務
但倒是有 Logbook 紀錄簿 這個簡單的功能可以參考
就是你執行完成的代辦事項都會被丟進去而已
如果忘記什麼事情倒是可以回頭參考看看
Tag 標籤
Things 還可以依照個人喜好來設定 Tag 標籤雲
這點我覺得有好有壞
好處就是我並不是經常移動的人
所以 Context 場合的概念並不太適合我
我只要開一個專案叫做外出清單
出去的時候要幹嘛就專心看這個專案就夠了
由於我還有用 GTD 背英文單字跟閱讀清單
所以我又開了跟 43 Folder 一樣的概念來紀錄讀書進度
總共12個月份+31天的標籤
然後還有英文單字的單元標籤
這個 Tag 標籤的概念相當自由
也就是不管各行各業
或者是你習慣用緊急程度（火燒屁股, 不急, 悠閒等等）
還是執行時間（一個小時, 半小時, 15分鐘等等）
任務的難易度（難, 中等, 簡單等等）
通通都可以依照你的使用習慣來設定
這個 Tag 標籤的概念相當自由
也就是不管各行各業
或者是你習慣用緊急程度（火燒屁股, 不急, 悠閒等等）
還是執行時間（一個小時, 半小時, 15分鐘等等）
任務的難易度（難, 中等, 簡單等等）
總結
目前使用一陣子的感覺我是覺得 Things 缺點相當多
像是開啓 Things 沒有鎖密碼功能
也沒有任何像是 Mail 或 Push 鈴聲之類的提醒機制
沒有輸出或自動備份的功能（只能手動或用時光機去摳資料夾...Orz）
無完整月份行事曆界面
時間皆以天數為概念沒辦法下時間（這真的是一大困擾...）
任務細節也無法插入圖片跟音檔之類的資料
不過在操作上可能是我目前使用最快上手的軟體吧
摸五分鐘就會了
Things 很適合想要快速上手 GTD 的新手
不過價格偏高要價 9.99
個人覺得應該要降價
點此買 Things for iPhone
GTD 資料實在太多
詳情可參閱:
