有用過Outlook(非Outlook express)的人都知道他是所有的內容都存在單一檔案內, 且2002(XP)版的Outlook單一檔案有2G的上限; 因為工作的關係大部分郵件都不能殺, 幾年下來已累積了7,8個封存檔了(每個都是接近1.9G), 而且常常在主當接近2G(1.9G)時就開始不穩了, 像不能收發, 不能砍郵件, 非得要瘦身至1.8, 1.7G時才能正常運作 !!!
況且公司也不會因此而升級至2003版(Outlook單擋可至30G).
有沒有網友也是用Outlook2002版的, 你們是如何解決這個問題的 ?
Ms有沒有出Patch解決此問題啊 ?
您也沒提到是怎麼封存的，如果單純只是為了存檔起見，2002的確沒解決的方法。
雖然現在的outlook2007還沒遇過這問題，不過因為以前用2002時也遇過這種問題，所以提供我的經驗給您參考：
1.如果只是需要封存部分內容（ex:收件夾），那麼就設定成只封存部分內容，不需全部封存整個個人資料夾的內容，並且設定封存後刪除。這樣可以有效降低封存檔大小。
2.如果你不想等到2G的時候出問題了才來處理封存問題，那你可以讓他自動封存，設個固定的時間間隔來封存，例如半年或一季。配合1可以很有效。
3.我的習慣是每個封存檔大約保持1G以下，並且使得現用pst檔也不超過1G，這樣要找封存資料時，臨時掛上卸下都不會太麻煩。
4.通常我會心血來潮的時候就將郵箱信件按寄件人排列一下，花點時間砍除一些電子報或是一些自動產生的郵件，某種程度上也是可以瘦身（真的可以瘦很多）。
5.我印象中，有個功能，就是可以壓縮（不是封存）單一資料夾，我不太確定為什麼有用，但是我試過，真的有用。
6.當然，如果你只是因為單純信件的附件太多太大，必須常常封存，自動封存又無法自動命名封存檔，那...就請您在行事曆上，設個週期性約會，提醒自己手動封存檔案啦。
如果是到了2G造成沒法子動的時候，我印象中M＄有出一個截檔程式，硬把pst檔截到outlook 2002可以處裡的長度，當然...你會損失部分資料。我就遇過這種慘事。如果沒有記錯，他的極限應該是1.87G。
我的 Flight M1
tthm wrote:
我有兩個問題 :
1. Outlook可以設定同一時間區間不同收件夾(如收件夾A and B是存不同人寄來的郵件)可以存在不同的PST檔 ?
2. 如何把封存檔卸除掉, 需要時才掛上來 ?
如果 1 是可以解決的話, 是不是就不用封存呢 ? 那麼 2 就不需要了.
我的建議是: 在 OL 2002 建數個 "個人資料夾".
在 OL 2002 的 "檔案" 點選 "資料檔案管理" (我是以 OL2003 為例, 2002 應該也有此選項)
在對話框內點選 "新增", 然後選擇你要存放 此 pst 檔的子目錄和檔名.
最後再輸入這資料夾的名稱 (就是在 OL2002 上會看到的名稱, 不是檔名.)
一般預設名是 "個人資料夾". 對應的檔名是 "outlook.pst".
新增的資料夾可以是 "個人資料夾_1", 對應的檔名假設是 "office_1.pst"
回到 OL 後, 就可以看到有兩個個人資料夾, 每個都有 "收件匣", "行事曆", "寄件匣"....
這表示你的 OL2002 有兩個 pst 檔. 一個是你所謂的主檔 (個人資料夾, outlook.pst).
另一個是新增的 (個人資料夾_1, office.pst).
兩個各有 2GB 的限制, 總共就是 4GB 了.
以此法, 可以再新增 "個人資料夾_2"..........
接下來點選 "個人資料夾" 反白, 再到 "工具"-"規則及通知", 建立 mail rule.
因為收信都是收到主資料夾, 所以在上面建立收信後分類的規則.
那麼收到的信件, 就可以依你定的規則分到其他的 "個人資料夾_1", "個人資料夾_2"......
規則的建立, 可以找一下現成的說明或例子. 以發信人的 mail address 來分類是做得到的.
給你參考.
--------------
以前用 OL2000, 我都用這方法. 我習慣是不封存.
確定不太用得到的信件匣, 就直接匯出, 把該信件匣刪除. 再執行壓縮功能.
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The same lotus of our clime blooms here......
herculusbt wrote:
1. Outlook可以設定同一時間區間不同收件夾(如收件夾A and B是存不同人寄來的郵件)可以存在不同的PST檔 ?
2. 如何把封存檔卸除掉, 需要時才掛上來 ?
1.可以。不過從你的敘述中我有點不太確定你說的是不同的收件夾，還是不同的資料夾？因為你說『不同收件夾是存不同人寄來的郵件』，這一句話來判斷的話，可見你應該已經做過篩選（應該是利用郵件的自動篩選功能），如果是這樣，那稱為資料夾比較合適。如果你是用不同收件郵箱帳號的話，應該他會再開一個跟個人資料夾一樣地位的資料夾組給你，一般而言，一個普通的POP3帳號的資料夾組會至少包含收件匣、刪除的郵件跟寄件備份三個二級資料夾。
anyway，不管是哪一種情形，outlook都是可以針對單一資料夾或資料夾組進行備份。
作法也很簡單，在你打算備份的資料夾上按滑鼠右鍵，選擇『內容』，應該就有一個tab是關於自動封存的。選擇『使用這些設定封存這個資料夾』，依你的喜好設定即可。
2.照理來說，封存資料夾並不會掛上個人資料夾（或者是說，主個人資料夾）除非你打開他。anyway就算是你掛上了，要拿掉只要在上邊按右鍵出現選單，選擇關閉此一資料夾即可。如果他出現『這個資料夾與某個電子郵件帳戶關連....』的錯誤訊息，請到選項裡的電子郵件設定中先移除跟此一帳號關連的郵件帳號，再回來就可以關閉了。這樣做並不會從硬碟上真正刪除此一資料檔，而只是刪除outlook中的設定而已。下次要用時，再回資料檔設定那邊將他新增即可。
如果還有問題，發文後請順便PM給我，因為我不是沒天看這個討論串，我會盡力將我所知與您分享。
我的 Flight M1
yunnlai wrote:
如果 1 是可以解決...
回到 OL 後, 就可以看到有兩個個人資料夾, 每個都有 "收件匣", "行事曆", "寄件匣"....
這表示你的 OL2002 有兩個 pst 檔. 一個是你所謂的主檔 (個人資料夾, outlook.pst).
另一個是新增的 (個人資料夾_1, office.pst).
兩個各有 2GB 的限制, 總共就是 4GB 了.
(恕刪)
請問一下:
*********
有兩個個人資料夾, 每個都有 "收件匣", "行事曆", "寄件匣"....這表示你的 OL2002 有兩個 pst 檔
*********
那寄件時寄件備份會放在哪個PST中 ? outlook.pst中 ? 如果是.
那是不是表示另一個新增的 "個人資料夾_1, office.pst"中的"收件匣", "行事曆", "寄件匣"....都用不到 ?
tthm wrote:
那寄件時寄件備份會放在哪個PST中 ? outlook.pst中 ? 如果是.
那是不是表示另一個新增的 "個人資料夾_1, office.pst"中的"收件匣", "行事曆", "寄件匣"....都用不到 ?
是的, 寄件備份都會在主檔, 有就是 outlook.pst
另一個新增的資料夾的 "行事曆", "寄件備份".... 都用不到, 但是 "收件夾" 用得到.
會收到主資料夾分類過去的信件.
依此類推, 你也可以把主資料夾的 "寄件備份" 手動搬到其他 "個人資料夾 _1".....上面.
這樣可以分攤主資料夾的檔案大小 (就是 outlook.pst 的大小).
建議你可以增加一兩個 "個人資料夾_1", "..._2" 並試用看看.
再配合信件自動分類, 也許這樣就可以解決你的困擾了.
信件自動分類不見的要收到信才能分. 先點選你要分類的信件夾, 再點選 "工具"--"規則及通知".
該子視窗上面有 "立即執行規則", 就可以試試看剛剛建立的 mail rule 動作是否如你意.
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yunnlai wrote:
依此類推, 你也可以把主資料夾的 "寄件備份" 手動搬到其他 "個人資料夾 _1".....上面.
這樣可以分攤主資料夾的檔案大小 (就是 outlook.pst 的大小).
這樣做的話也是可以啦，不過說真的，我實在不建議讓.pst檔一直長大，不但載入的時候慢，也吃記憶體，間接的也拖慢系統速度。可以的話，盡量讓主檔保持瘦身啦。而且2003的資料夾不知道哪些地方有問題，使用一段時間後會越來越肥，壓縮也沒啥用處，後來只好用土方法，建一個新的.pst檔，在一個一個匯入，非常詭異的就是用這種方法新建出來的.pst，儲存的內容一模一樣，但是大小硬是比原來的檔案小很多。
另外，其實可以在灌好outlook之後，還沒開始執行前，進去控制台那裡，從郵件的設定裡自訂資料檔。也可以設定不同的設定檔。在outlook啟動的時候選擇不同設定檔及資料檔來啟動。
我的 Flight M1
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