Google 日曆使用心得

話說....曾經在 NPO 待了幾年, 覺得 NPO 有些特性是不知道可以跟誰合作, 或者因為理念而不想合作.
而有些活動需要宣傳時, 又變成了不知道宣傳對象在哪, 或者傳統的宣傳方式成本太高.
於是前陣子試用了 Google 日曆, 也經過友人的經驗, 所以在這邊分享一下, 使用 Google 日曆的心得.
對於操作細節, 請直接參考 Google 那不太通順的說明....
http://www.google.com/support/calendar?hl=zh_TW
(請先別被 NPO 限制住了 ^^! 只要您看完之後覺得有興趣, 都可以來試試看. )

1. 行事曆主體確認: 首先....不要登入 Google ....因為想先以使用者的觀點, 說明一下我個人的行事曆管理方式.

a. 一般人的行事曆只有一套, 就是"我", 在"某個時間", 做"某件事".
實際上, 雖然是在同一個時間做同一件事, 但參與的對象可能是: "我個人", "我和家人", "我在公司", "我的好友".

b. 這時候就可以發現, 主體不一樣了, 有可能是:
"我個人的": 例如"去給醫生看", "繳費", "逛街", etc.
"家庭的": 例如"家人慶生", "家人到外地找另一個家人", etc.
"公司內的": 例如"部門內會議".
"公司的公開活動": 例如"優惠方案".
"社團活動": 例如"參加美術社課程".

c. 為什麼要決定主體呢? 因為 Google 日曆可以分為不同的日曆本, 並依日曆區分不同的權限,
例如"個人的"日曆完全不公開, 或者只能給其他人知道是否忙碌.
而"家庭的""公司內的"活動則是給某些人公開, 並且修改, 而其他人不可以知道.
"公司的公開活動""社團活動"則是公開提高曝光率, 或者吸引同樣有興趣的人參加.

d. 第一階段大致上就是這樣, 決定"會使用這本日曆的主體", 以及"適當的權限".

2. 建立日曆本: 接著就可以開始登入 Google , 第一次使用 Google 日曆時, 會自動使用兩本日曆: 第一本是自己設定的名字, 另外一本是公開的"農曆".

a. 對於自己的日曆, 預設值是"只與部分人分享", 不過詳細資料為只有自己可以"進行變更並管理分享"; 農曆的部份則是會在畫面上出現農曆的日期, 並沒有活動, 算是比較特別的用法.

b. 在剛剛(1c)已經決定了不同日曆的主體, 接下來要建立日曆本嘍~ 可以參考上面的分法, 除了自己的日曆本外, 開始建立"家庭的"(如果家人使用網路多, 而見面少), "公司內的"(最好以部門或者專案區別, 同樣也是使用網路多而不一定常見面的), "公司的公開活動"(大公司最好由公司公關部門負責, 小公司或 NPO 就隨意), "社團活動"(看看這些社團是否有意願, 若無意願則建議放自己的日曆本就好).

c. 建立好日曆本之後, 接著就是設定權限了, 如同上面(1c)所列, 權限通常有幾種, 而在登入 Google 日曆後, 可以從兩個地方修改: 1. 主畫面左邊的日曆, 底下有個"管理日曆"; 2. 主畫面右上方的"設定", 點選後有個"日曆".
點選之後就會出現目前的日曆清單, 清單左邊是日曆本的名稱, 可以修改日曆的基本資料(時區等); 清單中間是"分享：編輯設定", 如果是您有權限修改的日曆, 就可以點選這部份來修改; 清單右邊是"通知"及"隱藏", 我較少使用.

d. 如果是公開的行事曆, 日曆本的名稱也是一個重要的考量. Google 日曆不同於其他業者提供的行事曆, 又用了最擅長的分享跟搜尋, 雖然對於某些人而言, "社團"就是只有一個, 但是可以在上面的搜尋日曆看看, Google 日曆中的"社團"共有 100 多個; 如果要凸顯出自己的特色, 最好在公開的日曆本, 取一個容易辨認又簡單的名稱, 例如"新興社大活動"比"社大活動"精確而又不會太長.

3. 建立活動: 當日曆本建好了之後, 就可以開始建立活動, 這部份跟一般的行事曆軟體或 PDA 差不多, 在執行活動的時間上按一下, 就會出現新增活動的畫面, 在現有的活動按一下就會出現編輯, 也可以為活動換到不同的日曆本, 或者從其他公開的日曆複製到自己的日曆上.
(其實活動主題, 內容的編寫, 還有如何讓搜尋更容易找到, 吸引使用者的興趣, 應該還有很多可以討論, 不過這方面不是我擅長的, 所以看看有沒有網友要補充.)

4. 活用日曆本產生互動: 回到原本的主題, NPO 往往單打獨鬥或者宣傳效果低; 那麼 Google 日曆可以提供怎樣的功能? 答案應該剛剛都寫了: 1. 透過公開分享, 讓其他民眾可以搜尋到您的活動 2. 讓同部門或社團可以了解活動. (例如最近單車活動盛行, Mobile01 網友在各地都有單車活動, 就可以考慮設立公開的日曆, 並且將日曆網址張貼出來; NPO 或者公司的公開活動也可以這樣辦理)
而這方面 Google 日曆也提供了多種方式來分享: 1. 在日曆本的設定內, 有多種網址(XML, HTML等), 當您要分享日曆時, 可以將網址複製到自己的部落格或貼在網頁上, 其他人看到您的網頁時, 點選這個網址就會自動新增對應的日曆. 2. 如果是不公開的日曆, 可以在"日曆管理"的"分享：編輯設定", 將同部門的人加入, 對方就會收到邀請函.

5. 後記及感想: 雖然 Google 日曆比起其他業者晚推出. 但是部份業者只有"個人"的行事曆, 如果是公司的行事曆, 又不方便當其他用途. Google 還是善用了 Web 2.0 的精神: 個人創意跟分享; 也讓日曆本的管理更有彈性, 還可以達到間接宣傳等效果. 當然使用 Google 日曆, 至少要有 Google 帳號, 這也算是 Google 吸引會員的一招吧.

(偷偷說一下, 抓幾個 M01 的資深會員搜尋一下, 還有不少人已經用過了, 也許可以請他們補充 ;p )