[WM5 教學] 善用行事曆 + 工作 = 管理生活 (4)

您是不是常常忘記什麼時候該和客戶會面，什麼時候該參加教育訓練，什麼時候有會議，什麼時候要出差、搭幾點的飛機...等各種大小約會呢？忘記情人節或女朋友的生日？或者，您可能常常忘記別人交待您什麼事情，繳家中的水電費、信用卡帳單、買東西、寫企劃提案的截止日期、交報告等工作呢？那麼您就可以善用「行事曆」「工作」這兩個程式，來幫您管理您生活中的大小瑣事。

「行事曆」能夠管理您所有的行程，紀錄幾點開始、幾點結束，在哪裡開會，同時也可以顯示什麼時候有空／沒空等資訊，例如之前提到的與客戶會面、出差、教育訓練、婚禮、搭機等。在行事曆中，您就能看到今天的所有行程。內建的行事曆提供了許多方式可以檢視行程，您可以善用這些功能：

日檢視可以讓您直接在那一天中，直接用觸控筆拖拉出一段時間，在功能表中新增一個約會項目；週顯示可以讓您在忙碌的一週中找出有空的時間；月檢視可以讓您找出一個月內，哪個上午／下午有空可以出遠門，或查閱下個月的 5 號是星期幾；農曆月曆讓您找出哪天是端午節和中秋節；議程檢視讓您知道今天有什麼事情...等。在行事曆中，反覆的選擇左軟鍵或行事曆按鈕即可切換行事曆的顯示方式。

▲ 日檢視，可以直接拖拉一段時間來新增會議

▲ 周檢視，顯示這週的什麼時候比較有空

▲ 月檢視，顯示這個月哪個上午／下午比較有空，紅色的日期代表假日

▲ 農曆檢視，讓您找到中秋節和端午節是哪一天

▲ 議程檢視，顯示那天所有的行程

而您除了可以利用行事曆，找出有空的時間之外，行事曆會在事件開始之前提醒您，讓您不會錯過重要的會議。 當這個畫面出現的時候，您可以選擇「關閉」，意思是說：OK，我知道了，不用再吵我了，也可以點選功能表，選擇會議開始前的 5 分鐘，再提醒一次等動作。

▲ 在會議開始前提醒您

行事曆中的欄位又代表什麼意義呢？除了您一定了解的主旨、地點和時間之外，您還可以設定週期性，例如學生每週三 1:00 - 3:00 都要上課，持續 1/11 直到學期結束為止。那麼您就在「發生」的欄位，選擇「編輯模式」，輸入課程資訊的時間，逐步完成設定的動作。同樣的，您也可以設定雙週召開一次的會議。

您可能不知道：點選主旨欄位旁的箭頭，可以快速輸入一些常用的文字：像是午餐、晚餐、會面、拜訪等等。

▲ 選擇「編輯模式」，因為還要設定「結束日期」

▲ 設定時間

▲ 設定每週的週三

▲ 設定一直重複這個事件，直到 1/11 為止。

除了週期性之外，您還可以將某些事情，設定為「全天事件」，例如國慶日、生日、春節、端午節、情人節等。這些事件會顯示在日檢視的最上方。

▲ 「國慶日」是全天事件的一個例子

而除了將這些假日設定為「全天事件」之外，還可以將「類別」設定為「假日」，那麼在月檢視的時候就可以看到這些日子是用紅色標示的。

▲ 10/10 是國慶日，用紅色標示的代表假日

至於其他的欄位，則是要搭配您公司的 Exchange Server 使用的 (假如有的話)。像是「狀態」，讓其他人知道您現在的狀態是否有空，做為召開會議的參考。假如您公司沒有使用 Exchange Server，那麼不同的地方只是顏色的差別，會顯示在週顯示中明顯的標示出來。另外，「敏感度」則是是否將這個約會內容，公佈到您公司的 Exchange Server 中，讓其他人可以作為召開會議的參考。

▲ 在週顯示中，以顏色標示約會的「狀態」。

當所有的欄位都不夠存的時候，例如，您要參加一個記者會，但不知道要將地址存在哪個欄位的時候，您可以在行事曆的附註資料中，輸入文字資料。

▲ 在行事曆的備註欄位中，輸入資料

假如您想要讓週顯示一次顯示 7 天的行程，或者是想要看到在日檢視中看到一些圖示，都可以在功能表 > 選項中設定。在「一般」的設定畫面中，可以設定將周顯示設定為顯示 7 天的行程；在「約會」設定畫面中，可以設定在日檢視中，顯示哪些圖示。

▲ 選擇功能表 > 選項，開啟設定畫面

▲ 將週檢視設定為顯示 7 天的內容

▲ 設定顯示要顯示的圖示，包含提醒、週期性、備註、地點、與會者與私人約會

▲ 在日檢視中，顯示提醒和週期性圖示，代表這個約會有設定提醒，且有週期性

除了行事曆之外，另外還有一個程式「工作」也是管理您的事情的。兩個有什麼不一樣呢？行事曆的事件是代表一段時間，例如幾點到幾點的約會，工作是代表一項任務或待辦事項，像是別人妥託您的事情、要完成的案件、繳帳單、買東西、撰寫企劃提案、交報告等，通常有一個期限 (結束日期)，而有些事情比較重要，有些比較不重要 (重要性的區別)。

當您完成一件事情的時候，在工作程式中將左邊的方塊打勾，代表這件事情已經完成了。

▲ 打勾的工作項目代表已完成

在輸入工作欄位內容的時候，您可以設定工作的優先權 (重要性)、開始與結束日期，也像行事曆一樣，工作也可以設定為週期性與附註。例如，您可能每一個月都要繳一次卡費，每兩週都要製作一份開會的簡報內容...等。您也可以為工作也設定提醒，提醒您完成這件事情。

▲ 您可以為工作輸入欄位內容

當您覺得已經完成的工作項目太多了，累積到已經佔用太多畫面，您可以選擇功能表 > 篩選 > 進行中的工作，這樣就會顯示未完成且已經開始的工作。如果是工作項目顏色顯示紅色，代表這個工作項目已經過期了，您應該注意他並且盡快將他完成。

▲ 選擇功能表 > 篩選 > 進行中的工作，只顯示未完成的工作

如果您想要在畫面中，顯示工作的到期日，讓您更容易掌握哪個工作要先完成的話，您可以選擇功能表 > 選項，勾選「顯示開始日期和到期日期」，如此一來就會在列表中直些顯示到期日了。

▲ 選擇功能表 > 選項，開啟設定畫面

▲ 勾選「顯示開始日期和到期日期」

▲ 在列表中顯示每個工作的到期日

有了工作與行事曆的輔助，加上提醒的功能，如此一來您就不會忘記重要的事情了。

3. 在 Outlook 中新增行事曆與工作資料

除了在 Pocket PC 中輸入資料，您也可以在 Outlook 2003 中輸入約會或工作的資料。在 Outlook 中的欄位和 Pocket PC 差不多，不過 Outlook 中的欄位又更多一些。當您 Pocket PC 與電腦同步時，這些資訊就會一起同步到 Pocket PC 中了。

▲ 在 Outlook 中輸入行事曆資料

▲ 在 Outlook 中輸入工作資料

4. 在 Today 畫面顯示資料

但是要怎麼樣才能迅速的知道等一下有什麼事情呢？其實當您打開 Pocket PC 的時候，看到的就是這個 Today 畫面，您馬上就可以知道幾點有事，有幾件事情是高優先權，要先完成。

▲ 在 Today 畫面中，顯示下個會議的時間和工作資訊

假如您覺得顯示這些資訊不夠，例如您想在 Today 畫面中，顯示一整天的行程，則在點選開始 > 設定 > Today，再選擇「項目」標籤，接著點選「行事曆」或「工作」，再進入「選項」。

▲ 開始 > 設定 > Today

▲ 選擇「行事曆」再進入「選項」

在 Today 的行事曆選項中，您可以選擇顯示下一個會議，或今天還沒結束的所有會議，也可以決定是否顯示國慶日等假日。

▲ 設定 Today 行事曆選項

在 Today 的工作選項中，您可以選擇是否顯示「今天到期的工作」或「逾期的工作」。

▲ 設定 Today 工作選項

等等...就這樣就沒有了嗎？難到工作不能顯示內容，只能顯示有幾項正在進行中？行事曆只能顯示今天，不能顯示一個禮拜的行程嗎？內建的軟體是沒有辦法做到的，不過透過一些另外安裝的軟體，可以讓 Today 畫面顯示更多的資訊，而這個部份就留給「軟體應用篇」來說明吧！

5. 聯絡人的生日

公司內的大小會議和老闆交代我的事情都做好了，可是忙到晚上 8:00 卻忘記今天可是重要日子了？怎麼樣才不會忘記呢？其實，您可以在聯絡人中的欄位中，找到「生日」和「周年紀念日 (其實就是結婚紀念日)」指定日期，下次與電腦同步之後，就會在行事曆中看到 Outlook 已經幫您建立好這些事件了，而且還標上幾歲，買蠟燭的時候也不會買錯，還會在前一天通知您該買蛋糕和禮物了，是不是很體貼的小祕書呢。

▲ 在聯絡人的欄位中，指定生日和結婚紀念日

▲ 同步之後，就會在行事曆中顯示生日和年紀